Cara efektif memfasilitasi event Scrum Retrospective

Ceritanya, pekan lalu saya kembali diundang untuk mengobservasi jalannya Scrum retrospective. Sebuah event di penghujung sprint untuk sebuah Tim Scrum yang beranggotakan 9 orang. Event retro tersebut difasilitasi oleh seorang Scrum Master. Sebut saja namanya Fulan.

Retro langsung dibuka Fulan dengan meminta anggota Tim untuk menulis di sticky note tentang Apa yang ingin dihentikan, Apa yang ingin dimulai dan Apa yang ingin diteruskan. Sore itu Fulan menggunakan format STOP, STARTING dan CONTINUE pada prosesnya.

Selanjutnya event retro berlangsung satu arah, Fulan terlihat mendominasi ruang, sangat jarang terjadi diskusi antar anggota Scrum Tim. Anggota Scrum Tim hanya menjawab ketika ditanya. Mereka terlihat enggan dan acuh tak acuh padahal merekalah sesungguhnya partisipan di event retro itu. Singkat cerita, setelah 30 menit retro pun berakhir.

Setelah semua bubar, Fulan-pun datang menghampiri saya dan curhat panjang. Dia berkata bahwa dia harus banyak berbicara, untuk mengimbangi anggota tim yang kebanyakan hanya bersikap pasif. Jadi menurutnya, bukan hal yang aneh jika kemudian event berlangsung singkat. Yang penting ada output berupa rencana perbaikan diakhir event.

Hmm…. really?

Saya kemudian ngobrol santai dengan Fulan. Mengajak Fulan untuk melihat event retrospective dari perspektif yang berbeda.

Di ujung diskusi, disadari oleh Fulan bahwa proses sepanjang event retro tersebut terasa tidak engaging. Kurang adanya keterlibatan aktif seluruh anggota Scrum Tim. Output yang dihasilkan kok mirip dengan output di retro-retro sebelumnya. Sebagian besar tentang perbaikan bagaimana berkomunikasi. Bahkan ketika diajak untuk mengevaluasi apakah output-output tersebut di eksekusi dan di monitor, ternyata didapati tidak. Banyaknya jumlah aksi perbaikan yang harus dilakukan membuat tim tidak fokus dalam menindaklanjutinya. Kondisi retro seperti ini terus berulang. Ini tanpa sadar menanamkan kesan kuat di benak anggota Tim bahwa event retro itu tidak perlu dan tidak penting.

Tidak dapat dipungkiri, dari suatu sprint retro yang tidak engaging biasanya tidak akan kesungguhan anggota Tim Scrum untuk menindaklanjuti output event retro tersebut. Rasa enggan dan kurang peduli membuat rencana aksi tersebut tidak dieksekusi dan dimonitor.

Pun dengan proses yang tidak engaging, memang sulit rasanya berharap tercapainya sebuah output yang berkualitas tinggi. Semestinya Output dari sebuah event retrospective berisi tindakan-tindakan perbaikan yang perlu dan penting. Tindakan yang merupakan hasil proses pikir dan evaluasi dari setiap anggota Tim Scrum.

Yang nantinya akan memberikan dampak (outcome) bagi Tim Scrum. Perubahan perilaku pada proses kerja, tool yang digunakan, hubungan antar anggota dan tentunya produk yang lebih baik di setiap sprint.

Apa yang terjadi pada Fulan, sering terjadi juga pada Scrum Master lain. Yup, Fulan bukan satu-satunya Scrum Master yang mengalami kejadian diatas. Situasi sprint retro yang tidak engaging seringkali membuat para Scrum Master kebingungan. Mati akal. tidak tahu persis bagaimana menyikapinya.

Pasifnya anggota tim seringkali tanpa sadar “memaksa” Scrum Master untuk lebih banyak berbicara. Mereka mendominasi pembicaraan, berharap anggota Tim tergerak untuk kemudian ikut aktif berbicara.

Namun, alih-alih menjadi aktif, yang malahan terjadi adalah Sang Scrum Master meleading proses retro yang sedang berjalan. Arah pembicaraan tanpa sadar dikondisikannya agar hasilnya sesuai dengan yang Scrum Master inginkan. Situasi ini akhirnya membuat kesan bahwa event retro ini adalah event milik Scrum Master, bukan lagi sebagai event kolektif yang dimiliki oleh Tim Scrum.

Padahal pada Scrum Guide 2020, tertulis tujuan bahwa dari event Sprint Retrospective adalah merencanakan cara untuk meningkatkan kualitas dan effectiveness Scrum Tim.

The purpose of the Sprint Retrospective is to plan ways to increase quality and effectiveness.

The Scrum Team inspects how the last Sprint went with regards to individuals, interactions, processes, tools, and their Definition of Done. Inspected elements often vary with the domain of work. Assumptions that led them astray are identified and their origins explored. The Scrum Team discusses what went well during the Sprint, what problems it encountered, and how those problems were (or were not) solved. — Scrum Guide 2020 -

Tersurat disebutkan bahwa yang melakukan event retro adalah Tim Scrum yang hasilnya diperuntukkan bagi Tim Scrum. Dimana Tim Scrum perlu menginspeksi sprint terakhir mereka terkait dengan individu, interaksi, proses, tools dan definisi selesai (definition of done) mereka.

Nah, seyogyanyalah jika inisiatif perbaikan sebaiknya lahir dari Scrum Tim bukan dari seorang Scrum Master.

Agar hal tersebut bisa dicapai, semua anggota Scrum Tim perlu terlibat aktif berpartisipasi. Bersama mendiskusikan apa yang sudah berjalan baik, masalah yang terjadi dan pendekatan problem solving apa yang perlu dilakukan saat pengembangan. Mereka sebagai Tim yang kohesif perlu merumuskan rencana tindakan perbaikan untuk sprint berikutnya. Sehingga di Sprint berikutnya Scrum Tim akan bekerja lebih efektif dan menyenangkan.

Sejatinya, pada event Scrum Retrospective, peran Scrum Master hanyalah sebagai peer participants dan sebagai seorang Fasilitator. Dimana, Scrum Master sebagai fasilitator memberdayakan Tim Scrum untuk mencapai suatu konsensus. Membantu jalannya proses retro dan pengambilan keputusan.

Selama setiap event Sprint Retrospective, seorang Scrum Master memfasilitasi Tim Scrum untuk merencanakan cara terbaik untuk meningkatkan prosesnya, interaksinya, tools serta kualitas produk dengan mengadaptasi definisi “Selesai” (Definition of Done).

Lebih dari sekedar eventnya yang perlu engaging. Di akhir Sprint Retrospective, Tim Scrum seharusnya mampu mengidentifikasi aksi atau tindakan perbaikan yang perlu diterapkan di Sprint berikutnya, berdasarkan fakta dilapangan. Mereka tergerak untuk melaksanakan outputnya dan memonitor kemajuannya.

Lantas bagaimana caranya agar seorang Scrum Master bisa memfasilitasi Scrum Retrospective dengan baik?

Dalam buku “Agile Retrospective — Making Good Teams Great” yang ditulis oleh Esther Derby dan Diana Larsen, setidaknya ada 5 tahapan yang bisa diaplikasikan untuk memudahkan dalam memfasilitasi event retrospective.

Berdasarkan pengamatan terhadap beberapa Scrum Master yang telah sukses memfasilitasi event retro, saya memodel cara mereka melakukannya. Kemudian saya memformulasikan hasil modeling saya kedalam 5 tahapan retrospective. Dimana, di tiap tahapan terdapat langkah-langkah yang perlu dilakukan.

Dengan asumsi durasi event retro berlangsung dalam 60 sd 90 menit, berikut adalah panduan 5 tahapan sederhana tentang bagaimana memfasilitasi dan melakukan sprint retrospective.

1. SET THE STAGE

• [5 min] Fasilitator memaparkan agenda (konten), tujuan dan tata cara retro.
• Tips. Lebih ok jika ada aktivitas check in lewat FUN Game atau ice breaking sebelumnya.

2. GATHER DATA

• [5 menit] Setiap partisipan in-silent menuliskan di sticky note akan Fakta/Hal2 ( kejadian2, hasil, dll) yang terjadi atau mereka amati selama sprint yang sudah lewat. Misalnya terkait Sprint Goal, Burndown chart, Velocity, jumlah meeting, story yg selesai, momen2 penting, insiden, dll.
• [3 menit] Setiap partisipan me-maping Fakta2/Hal2 yang telah dituliskannya ke START doing atau STOP doing atau CONTINUE doing. Langkah ini dan langkah sebelumnya bisa disatukan jika retro dilakukan secara online.
• [3 menit/partisipan] Setiap partisipan bergiliran mengELABORASI Fakta/Hal2 yang telah dituliskannya. Ini memberi kesempatan setiap partisipan mengeluarkan uneg-unegnya. (Ketika partisipan memaparkan, jika diperlukan Fasilitator boleh menambahkan tulisan partisipan-tanpa mengedit yang telah dituliskan partisipan)
• [3 menit] Fasilitator mengelompokkan Fakta/Hal yang mirip/satu tema. Berikan judul baru atau sticky note baru jika perlu.
• [2 menit] Setiap peserta melakukan VOTING, memilih fakta yang paling berdampak atau yang ingin ditingkatkan lebih baik di sprint berikutnya. Setiap peserta diberikan 3 hak voting yang bisa digunakan di satu sticky note atau ingin disebar.
• [1 menit] Fasilitator mengURUTKAN Fakta/Hal berdasarkan voting terbanyak
• [1 menit] Voting terbanyak akan menjadi Fakta/Hal terpenting yang ingin ditindak lanjuti.

3. GENERATE INSIGHT

• [1 menit] Fasilitator mengajukan pertanyaan “Mengapa stop/starting/continue [Fakta/Hal] terpilih ini PENTING untuk kita lakukan?.
• [5 menit] Fasilitator melakukan Tanya Jawab interaktif dengan peserta tentang pentingnya fakta/hal ini untuk ditindak lanjuti.
• [1 menit] Fasilitator mengajukan pertanyaan insightful untuk meng-generate insight dari partisipan akan ACTION atau tindakan perbaikan. Salah satu caranya bisa dengan format HMW — How Might We, misalnya “Bagaimana Caranya Agar kita bisa START daily scrum 15 menit di waktu dan tempat yang sama?”. Atau bisa dengan cara-cara pada Liberating Structures atau lainnya.
• [3 menit] Setiap Peserta meNULISKAN ide-ide ACTION atau TINDAKAN perbaikan (actionable items) yang mungkin dilakukan.
• [15–30 menit] Fasilitator memfasilitasi agar dari tiap TINDAKAN yang ditulis di elaborasi dan diDISKUSIkan bersama tim apakah feasible atau tidak. Tips. pastikan tindakan tersebut spesifik, jelas dilakukan oleh siapa, kapan, dan dimana.

4. DECIDE What do DO

• [5 menit] Fasilitator membantu tim untuk memPRIORITASkan dan memutuskan TINDAKAN apa saja yang akan dilakukan. Ini bisa dengan metoda Voting seperti sebelumnya, atau dengan metoda EffortVsValue, Matrix Eisenhower, dll
• [3 menit] Fasilitator menyimpulkan, mendokumentasikan dan menyampaikan ulang ke peserta untuk TINDAKAN-TINDAKAN Perbaikan yang akan dilakukan di sprint berikutnya. Hasil tindakan perbaikannya boleh lebih dari 1, namun disarankan batasi maksimal 3 item tindakan perbaikan saja.
• [1 menit] Fasilitator mengkonfirmasi komitmen peserta, mis. dengan bertanya “Ok teman2, kita sepakat dan memutuskan akan melakukan aksi2 tersebut, betul?”

5. CLOSING

• [5 menit] Fasilitator bertanya ke tim akan FEEDBACK atas retrospective yang baru saja dijalani. Misalnya bertanya “Manfaat apa yang kamu rasakan dari retrospective kita ini?”, atau cara lainnya.
• END

Nah cukup sederhana bukan?

Personally, Saya telah bereksperimen ke beberapa Scrum Tim yang saya fasilitasi menggunakan panduan ini. Ternyata hasilnya cukup memuaskan. Engagement anggota tim menjadi jauh lebih baik. Di Akhir event retro, konsensus yang dihasilkan relatif berkualitas. Ketika kemudian dilaksanakan, tindakan-tindakan perbaikan cukup feasible dan berdampak signifikan.

Panduan ini pun bisa diterapkan juga pada format retrospective lain, seperti: 4L, Three Little Pigs, Keep Add More Less, Glad Sad Mad, Starfish, dll. Kamu tinggal mengganti Stop, Starting, Continue-nya saja dengan format retrospective yang kamu pilih.

Agar bervariasi, gunakan format yang berbeda di setiap event retrospective agar Sprint Retrospective kamu menjadi tidak membosankan.

Jika kamu masih kesulitan dalam memfasilitasi event retro, undang saja saya. Saya dengan senang hati mengobservasi dan membantu.

Happy Retro!